AlmexECM
Документообіг
Маршрути узгодження документів, електронний архів
Маршрути документів
В системі можливо налаштувати маршрути узгодження документів будь-якої складності, використовуючи BPM модуль платформи. Наступний запуск і весь процес роботи над документом (узгодження, підписання, виконання та ін.) доступний у вкладці «Хід виконання», яка розташована в картці документа, користувач може стежити за процесом роботи всіх учасників. При цьому етапи відображаються в хронологічному порядку з фіксацією часу і результатів винесення рішення. За допомогою ходу виконання або вбудованих звітів по документу зручно аналізувати, як проходять узгодження, реєстрація, виконання або будь-який інший етап відповідно до налаштувань BPM.
В ході виконання також представлені автоматичні етапи (виконуються системою без участі користувача за певним сценарієм і умовами). Існує можливість призначати групові або індивідуальні картки погодження, доручення, виконання або підписання документа. Завдяки такій функції кожен користувач матиме свої конкретні завдання з унікальним описом і термінами виконання, а прогрес по роботі над документом буде показуватися в картці аж до завершення етапу.
Електронний архів
Система має вбудований функціонал для організації електронного архіву документів. Налаштовуються умови переходу в архів для кожного типу документа. При цьому визначається, які дані можуть бути видалені (наприклад, чат), які додаткові параметри в картку документа будуть додані. При цьому документи з архіву можуть бути вивантажені в сторонню систему, в тому числі у форматі .xml. Доступ до архівних документів також може бути обмежений для певного кола користувачів за роллю або індивідуально.
Пошук в архіві проводиться за різними параметрами (метаданих) з електронної картки документа, в тому числі доступний і семантичний пошук. При семантичному пошуку на результат видачі не впливає наявність орфографічних, граматичних помилок. Платформа надає можливість формувати складні пошукові запити за різними параметрами, уточнюючи вибірку документів, процесів або заявок. Такий підхід дозволяє зробити пошук швидким і зручним.