Відгук компанії Activitis
У вересні 2022 року керівництвом було прийнято рішення про впровадження платформи для автоматизації бізнес-процесів і електронного документообігу, після чого почався активний пошук, аналіз і відбір систем представлені як на вітчизняному ринку, так і за кордоном. За результатами електронного документообігу Almexoft, що складається з двох основних програмних модулів: AlmexECM i AlmexBPM.
Система дала можливість реалізувати такі завдання:
- Скоротити час обробки документів і формування звітів;
- Здійснити повний перехід внутрішнього документообігу в електронний формат;
- Оптимізувати внутрішні бізнес-процеси;
- Система, орієнтована на роботу в рамках бізнес-процесів та документообігу;
- Готовність системи до налаштування складних маршрутів узгодження з великим рядом гілок рухів процесу/документа залежно від вступних умов;
- Гнучкість налаштування маршрутів силами бізнес-оунерів без залучення вузьких фахівців із розробки;
- Готовність системи до інтеграцій;
- Наявність мобільного додатка на iOS та Android.
Вже у 2023 році, менш ніж за 4 місяці, платформа була введена в експлуатацію. Після старту автоматизації ми отримали швидкі результати й побачили можливості для автоматизації.
У результаті проєкту впровадження платформи Almexoft вдалося досягти таких ключових результатів:
- Створено єдиний інформаційний простір;
- Налаштований електронний документообіг: внутрішні документи, договори, накази, службові записки, службові записки з кадрових питань, внутрішні нормативні документи;
- Налагоджено 20 бізнес-процесів;
- Налаштовані форми звітності;
- Проведено навчання наших співробітників використанню редактора бізнес-процесів, адмініструванню системи;
- Запущено низку бізнес-процесів у системі (серед них: обробка вхідної кореспонденції, підписання наказів, погодження нормативних документів та інші);
- Налагоджено звітність до обраних бізнес-процесів;
- Налаштовано модуль ЕЦП для нашого використання та заведено ЕЦП підписувачів у систему, за допомогою яких ми підписуємо документи.
На даному етапі ми масштабуємо систему на інші бізнес-процеси та підключаємо решту користувачів до системи на нові бізнес-процеси. Важливо відзначити, що високий рівень професіоналізму команди впровадження Almexoft, правильно збудований процес впровадження і повна відповідність функціонала платформи.
Під’єднавши платформу Almexoft, ми зробили процеси більш прозорими та контрольованими.
