Модуль управління нарадами
Це додаткове програмне забезпечення, призначене для широкого спектра автоматизації дорадчого процесу в колегіальних органах компанії.
Завдяки використанню вбудованого в платформу Almexoft редактора бізнес-процесів, модуль дозволяє вибудовувати процес організації онлайн-нарад таким чином, щоб він повністю відповідав потребам компанії.
Типовий процес може складатися з ряду необов’язкових етапів:
-
1
Збір питань на нараду
В рамках цього етапу питання можуть надходити як безпосередньо секретарю для внесення їх до порядку наради, так і у вигляді окремих документів зі своєю власною складною структурою попереднього формування, узгодження і розподілу.
-
2
Формування порядку
Призначений для автоматизації розподілу питань між різними регулярними нарадами одного колегіального органу, вибору найбільш актуальних питань до розгляду з-поміж всіх піднятих питань. На цьому етапі також може уточнюватися склад учасників конкретного засідання колегіального органу, в тому числі коло запрошених осіб.
-
3
Голосування за порядок
В рамках цього етапу учасникам наради надається можливість віддати свій голос за вибрані питання, винесені на порядок.
-
4
Підготовка проєктів рішень
Етап призначений для формування проєктів рішень по кожному з питань порядку наради, а також можливих заходів.
-
5
Проведення наради в онлайн-режимі
Даний етап здійснюється з можливістю голосування по кожному окремому питанню / окремому проєкту рішенню або в цілому. Система дозволяє відповідальному користувачеві приймати або відхиляти питання без розгляду, з обов’язковим занесенням такої інформації в процес наради. Одночасно з голосуванням відповідальні користувачі можуть проводити формування списку заходів до виконання.
-
6
Формування протоколу
По закінченню онлайн сесії проведення наради, нарада переходить на етап формування протоколу. Будучи бесшовно інтегрованим з платформою Almexoft модуль управління нарадами створює протокол у вигляді окремого примірника бізнес-процесу (документа) з можливістю підписання протоколу за допомогою електронного цифрового підпису.
-
7
Виконання рішень / заходів
Призначений для виконання відповідного списку затверджених дій. При цьому окремі заходи можуть виконуватися як у вигляді доручень до етапу виконання протоколу, так і у вигляді окремих процесів, автоматично породжуються як дочірні документи протоколу наради.
