
База знань
База знань – це окремий модуль платформи, призначений для поширення між користувачами загальнодоступної інформації.
Дізнатись вартістьБаза Знань – вид доступу не до самих бізнес-процесів, а до інформації, яку вони містять і яка має стати відомою для широкого загалу користувачів (на противагу до прямого ознайомлення з документом користувача чи групи). Має зручну, деревовоидну, папкову структуру.
В системі Almexoft є такі типи доступу до інформації:
-
Прямий доступ до екземплярів бізнес-процесів (документів), коли користувач є автором, відповідальним, виконавцем певного етапу, або спеціально ознайомлений з документом.
-
Доступ через реєстри, коли користувач, або група користувачів отримують доступ до певної вибірки документів, при чому, критерії вибірки проєктуються під конкретну бізнес-задачу клієнта.
-
Доступ не до самих бізнес-процесів, а до інформації, яку вони містять, і яка має стати відомою для широкого загалу користувачів (на противагу до прямого ознайомлення з документом користувача чи групи). В такому разі документ може бути поміщений в один, або декілька розділів бази знань.
При цьому створюється окрема сутність – сторінка бази знань, яка розкриває лише ту частину інформації, яка була доступна користувачеві на час додавання (зберігається принцип непорушності безпеки).
Такою інформацією може бути:
- Короткий зміст документа.
- Окремі закладки (холдери) полів.
- Вкладення документа
При цьому інформація пов’язана з бізнес-процесом (учасники, хід виконання, чат, тощо) приховується.
З урахуванням розташування інформації в базі знань, в зручному деревоподібному вигляді та можливості підписатися на оновлення певної теки(додавання сторінки), – тепер всю внутрішню документацію компанії можна зберігати у середині платформи Almexoft.
Що Ви внесете до бази знань — залежить від специфіки та потреб замовника:
- Накази
- Посадові інструкції
- Зразки документів
- Навчальні матеріали, тощо
База знань має процесний підхід. Насамперед необхідно побудувати бізнес – процес, наприклад, наказ на призначення замісника під час відпустки. Після проходження шаблона свого життєвого циклу, ми можемо додати документ до бази знань.
Наповнення бази знань інформацією може проводитись в ручному режимі.
Користувач з відповідними ролями виконує ручну дію над документом – “додати до бази знань” або “видалити з бази знань”.
Головне — завдяки вбудованій у платформі «Базі знань» працівникам легше буде отримати доступ до потрібної загальної інформації.