Кейс Техэнергосервис 2014

Як оптимізувати бізнес-процеси і впровадити електронний документообіг, скоротивши час обробки документів на 80%

ТОВ «ТЕХЕНЕРГОСЕРВИС 2014» – компанія, яка займається оперативним і експлуатаційно-ремонтним обслуговуванням електричних підстанцій, повітряних ліній електропередач класу напруги 35 кВ і вище. З 2014 року є лідером у сфері надання технічних і експлуатаційно-ремонтних послуг, проводить капітальний ремонт електрообладнання ліній і підстанцій, силових трансформаторів, інженерного супроводу нового будівництва енергетичних об’єктів. Також є офіційним дилером компанії ПАТ “Уралмашзавод”.

Важливими завданнями, котрі стояли перед менеджментом компанії, були:

• Правильна реєстрація вхідної / вихідної документації, мінімізація втрати документів.
• Скорочення часу роботи на діловодство (реєстрація договорів, узгодження, відправка). Так як основні операційні офіси компанії розташовуються в двох різних містах (Нур-Султан і Караганда), повний цикл роботи з документом займав близько 10 робочих днів.
• Зберігання документів, й управління процесом узгодження та виконання доручень по документу.

З метою оптимізації внутрішніх процесів, поліпшення ефективності виконання завдань і скорочення часу роботи з документацією, керівництвом компанії було прийнято рішення про впровадження сучасної системи автоматизації бізнес-процесів і електронного документообігу. Для реалізації даного проекту було проаналізовано ряд казахстанських і зарубіжних програмних продуктів, і, на підставі тендеру, був обраний програмний продукт Almexoft з вбудованим модулем автоматизації бізнес-процесів, онлайн-редактором, а також нативними мобільними додатками. Впровадження системи, аналіз і оптимізацію поточних бізнес-процесів. А також налаштування ланцюгів узгодження і виконання документів кваліфіковано й швидко виконали співробітники Almexoft Kazakhstan.

Гнучкий функціонал системи дав можливість реалізувати такі завдання:

• Оптимізувати і привести до єдиного вигляду всі бізнес-процеси компанії, пов’язані з діловодством.
• Забезпечити прозорий документообіг, реєстрацію вхідних / вихідних документів, кореспонденції, кадрової документації.
• Сформувати необхідні звіти: звіт про реєстрацію вхідної / вихідної документації, звіт щодо виконання завдань і доручень.
• Контролювати виконавчу дисципліну.

Повне впровадження системи зайняло близько 8 місяців і проходило у два етапи.

Перший етап зайняв 6 місяців і полягав у формуванні шаблонів, робочих груп та налаштування процесів.

Під час другого етапу фахівцями Almexoft був проведений детальний інструктаж і навчання роботі з адміністрування системи. Нашими колегами відзначається високий рівень проникнення системи, зрозумілий і простий інтерфейс web версії і мобільних додатків для Android і iOS. Також завдяки відкритому API платформа дозволяє взаємодіяти з іншими внутрішніми системами і сервісами компанії, що дає можливість якісної і швидкої інтеграції платформи Almexoft у єдиний ІТ-ландшафт компанії.

Найбільш показові результати впровадження платформи Almexoft:

• На 80% скоротився час обробки і узгодження документів, доставки її адресатам.
• На 10% скоротилися загальні витрати компанії, пов’язані із відправкою документів (витрати на друк, послуги кур’єрських служб).
• Значне скорочення паперового документообігу, що вирішило проблему втрати документації.
• Завдяки платформі Almexoft була вирішена основна проблема компанії, пов’язана з довгим ланцюжком узгодження документів з причини розміщення представництв компанії в різних містах.
• Забезпечення високого рівня безпеки корпоративних даних завдяки кільком рівням захисту.
• Ефективний і швидкий пошук електронних документів у єдиній системі в рамках рольової політики і регламентів безпеки.

Реалізація проекту вплинула на поліпшення ефективності роботи як рядових співробітників, так і менеджменту компанії й скорочення адміністративних витрат компанії. Після закінчення проекту, служба підтримки Almexoft зарекомендувала себе як надійна команда фахівців, яка вміє якісно і оперативно реагувати на актуальні запити.