КЕЙС Корпорація «Деталь Вагон Груп»
Як за місяць впровадити систему управління бізнес-процесами та автоматизувати весь документообіг.
Корпорація «Деталь вагон груп» - компанія, що динамічно розвивається, є постачальником послуг по ремонту спеціалізованих залізничних вагонів, продажу запасних частин і комплектуючих. Як активний учасник зовнішньоекономічної діяльності, Корпорація завоювала своїх постійних клієнтів і партнерів - великі промислові підприємства України та країн СНД.
“2018 став роком глобальної трансформації для Корпорації. Внаслідок значної зношеності рухомого складу залізничних підприємств України, компанія постійно нарощує обсяг робіт та наданих послуг. Основними напрямками діяльності Корпорації є ремонт вагонів і колісних пар.”
Генеральний Директор – Корольов Денис Сергійович
До складу Корпорації Деталь Вагон Груп входить цілий ряд підприємств по всій території України: “Інтер Вагон Транс”, “Укрвагонмаш”, “Ремтрансдор” та “Перше колісно-ремонтне підприємство”.
Підприємства Корпорації розташовані по всій території центральної та південної України, тому організація швидких і ефективних процесів – головне завдання менеджменту, що безпосередньо впливає на якість послуг, котрі надаються.
Корпорація «Деталь вагон груп» – перша і поки єдина компанія в Україні, що надає послуги промислового аутсорсингу в сфері обслуговування рухомого складу, тому на сьогоднішній день ефективно оптимізує і автоматизує внутрішні процеси для забезпечення максимальної швидкості і якості надання послуг. Крім того, компанія планує максимально охопити діяльність всіх департаментів, збудувавши, при цьому, безшовні процеси від офісу до ремонтного депо. Всі ці рішення наближають компанію до її головної мети – посилити свої позиції на ринку надання послуг з ремонту вагонів й колісних пар, як для монополістів галузі, так і для середніх підприємств, що мають власні рухомі склади.
Що допоможе їм досягнути їхню ціль:
Раніше Корпорація уже активно звертала увагу на оптимізацію внутрішніх процесів компанії, максимальне забезпечення передовими технічними інструментами для контролю роботи співробітників на місцях, забезпеченням безпечних і комфортних умов праці. З огляду на темпи зростання компанії і підвищення кількості внутрішніх процесів при обробці документів, замовлень, договорів, рахунків та заявок, керівництвом компанії було прийнято рішення про впровадження системи автоматизації бізнес-процесів і електронного документообігу.
Після вивчення ряду систем: їхніх функціональних можливостей, швидкості налаштування і впровадження, можливості самостійного моделювання бізнес-процесів і форм документів та звітів, а також аналізу вартості володіння програмним продуктом, було прийнято рішення впроваджувати систему автоматизації бізнес-процесів і електронного документообігу AlmexECM.
Що імплементували і як:
Інструментом імплементації нової стратегії стало впровадження системи AlmexECM, в котрій на даний момент працюють співробітники відділу продажів, планово-економічного департаменту, бухгалтерії, а також керівники всіх рівнів.
Система дозволила вирішити наступні завдання для бізнесу:
Управління оплатами та рахунками
Контроль договорів, перевірка підстав для оплати рахунків, швидке узгодження рахунків на оплату – основні завдання, котрі необхідні для управління бізнесом, контролю фінансових потоків і забезпечення безперервного виробництва та сервісу.
Управління відрядженнями
Оскільки підприємства розташовані по всій Україні, співробітники часто виїжджають на віддалені ділянки заводів. Узгодження відряджень відбувається швидко і зручно, в тому числі завдяки наявності мобільного додатка.
Управління внутрішніми процесами
Неефективність старих процесів у великих виробничих компаніях, як правило, пояснюється не простим ланцюгом прийняття рішень, складністю відстеження проходження по процесу між відділами та низьким рівнем залученості персоналу. Завдяки автоматизації внутрішніх процесів за допомогою інноваційного BPM-редактора AlmexBPM, будь-які узгодження в Корпорації проходять в рамках строго визначених термінів. Співробітники приймають участь в процесах виключно в рамках своєї зони відповідальності. І що важливо, виконання доручень проводиться безпосередньо співробітниками на місцях, з чітким контролем вищого керівництва і можливістю автоматичної ескалації, в разі виникнення проблем.
Високий рівень проникнення системи
